ddenda au contrat – Échange de données informatisées
Prise de position nationale
| Objet et champ d’application | Le présent addenda définit les conditions qui s’appliquent à la circulation des données de gestion, des documents et des opérations entre la compagnie et le courtier relativement aux renseignements des parties assurées par la compagnie ou des parties qui font une demande d’assurance et qui sont clientes du courtier aux fins de transfert, d’archivage, de maintenance et d’accès. |
| Versions électroniques acceptées au même | Versions électroniques acceptées au même titre que les originaux Le courtier et la compagnie conviennent de considérer les données ou les documents transmis par voie électronique comme ayant été produits « par écrit » et ayant été signés par l’expéditeur. Toute version imprimée de ces documents et données sera considérée comme étant la version originale et sera jugée acceptable par les deux parties de la même façon et sous les mêmes conditions que tout autre document commercial conservé sous forme documentaire. |
| Parties responsables de leurs propres systèmes | Le courtier et la compagnie conviennent qu’ils sont exclusivement responsables d’obtenir et de maintenir leur propre matériel, leurs accords de licence et leurs services selon ce qui est requis pour mettre en œuvre et soutenir des échanges de données, de documents et d’opérations par voie électronique efficaces et fiables, et de façon raisonnablement sécuritaire. |
| UTILISATION ET PROPRIÉTÉ DES DONNÉES : | |
| Toutes les données des clients appartiennent au courtier | a) Subject only to exceptions as outlined within the CompanyBroker contract which refer to the Broker’s failure to remit premiums and/or Broker indebtedness to the Company, the use and control of all data and/or documents relating to specific parties insured by or applying for insurance from the Company and who are clients of the Broker, the records thereof, and the Broker’s work product, are owned by the Broker. Records of business shall include all information, collected by any party at any point in time during the course of the Broker’s relationship with the client, whether in electronic, written or other form and pertaining to clients of the Broker, and whether or not such clients at any point do purchase the insurance products of the Company. |
| Renseignements du client non utilisés à d’autres fins par la compagnie | b) La compagnie convient de ne pas utiliser ou de ne pas autoriser l’utilisation de ces renseignements par un tiers avant ou après la résiliation du présent contrat ni des dossiers contenant de tels renseignements ou de tels documents aux fins de sollicitation ou de négociation d’une affaire ou d’un produit, sauf avec le courtier, sans son autorisation préalable. |
| NON-RESPONSABILITÉ : | |
| Le courtier ne peut être tenu responsable des pertes qui découlent d’une transmission de données | a) La compagnie convient de ne pas tenir le courtier responsable des dommages directs, indirects ou consécutifs occasionnés au courtier qui découlent de la perte de données ou les autres pertes commerciales qui découlent de la transmission d’opérations, de documents ou de données par voie électronique à la compagnie. |
| La compagnie ne peut être tenue responsable des pertes qui découlent de la transmission de données | b) Le courtier convient de ne pas tenir la compagnie responsable des dommages directs, indirects ou consécutifs occasionnés à la compagnie pour la perte de données ou les autres pertes commerciales qui découlent de la transmission d’une opérations, de documents ou de données par voie électronique au courtier. |
| Aucun dommage spécial | c) Aucune des parties ne peut être tenue responsable par l’autre partie pour des dommages, punitifs, exemplaires, consécutifs, accessoires ou spéciaux qui découlent ou qui sont associés à une transmission de documents ou de données par voie électronique. |
| Parties responsables de la sécurité de leurs propres systèmes et sauvegardes | d) Le courtier et la compagnie sont responsables de l’établissement et de l’utilisation de procédures de sécurité adéquates et de la sauvegarde de leurs propres dossiers de données avant d’accepter les données transmises par voie électronique |
| Aucune responsabilité à l’égard des virus et logiciels malveillants, la transmission par courriel n’étant pas sécurisée | Aucune responsabilité à l’égard des virus et logiciels malveillants, la transmission par courriel n’étant pas sécurisée e) Aucune des parties ne peut être tenue responsable des dommages causés aux systèmes informatiques, aux logiciels ou aux dossiers électroniques de l’autre partie par des virus informatiques, des logiciels malveillants ou des dossiers électroniques ou, encore, par des programmes nuisibles, destructeurs ou intrusifs. De plus, chaque partie comprend que les communications par courriel non chiffrées transmises sur Internet ne sont pas sécurisées et que chaque partie ne peut être tenue responsable des dommages subis ou causés par l’autre partie à la suite de la transmission de renseignements confidentiels par courriel non chiffré sur Internet, si ces renseignements deviennent par inadvertance publics. |
| POUVOIR D’ENGAGER LA COMPAGNIE ET ERREURS ET OMISSIONS : | |
| Le courtier s’engage à agir dans les limites des pouvoirs qui lui ont été consentis par écrit. | Le courtier s’engage à agir dans les limites des pouvoirs qui lui ont été consentis par écrit. a) Lorsque le courtier, avec l’autorisation expresse de la compagnie, remplit ses fonctions pour le compte de la compagnie en utilisant les outils électroniques connectés ou intégrés au système de la compagnie aux fins d’établissement d’une soumission, d’une note de couverture ou des documents de la police ou pour effectuer un changement ou confirmer la couverture, le courtier exercera son pouvoir d’engager la compagnie et effectuera les fonctions qui lui ont été déléguées par la compagnie conformément aux politiques et procédures qui lui auront été fournies par écrit par la compagnie.
En ce qui concerne le pouvoir d’engager la compagnie, s’il y a des différences entre les dispositions du contrat conclu entre le courtier et la compagnie et les procédures écrites autrement fournies par la compagnie, les dispositions relatives au pouvoir d’engager la compagnie dans le contrat conclu entre le courtier et la compagnie auront préséance. |
| La compagnie dégage le courtier de toute responsabilité en cas d’erreurs et d’omissions | b) Nonobstant a), la compagnie dégage le cabinet de courtage de toute responsabilité à l’égard des coûts, des dépenses, des demandes d’indemnisation, des poursuites, des demandes ou des actions, y compris les frais juridiques et les dépenses accessoires relatives à l’enquête qui découlent directement des actes ou des omissions du personnel du cabinet de courtage pendant l’exercice de leurs fonctions |
| La compagnie honorera les demandes de règlement qui pourraient être autrement refusées en cas d’erreurs et d’omissions. | c) La compagnie ne refusera pas les demandes de règlement qui sont soumises par les assurés uniquement pour un motif d’omission de la part d’un employé du cabinet de courtage qui exerce les fonctions indiquées ci-dessus pour le compte de la compagnie. |
| Les dossiers du cabinet de courtage sont définitifs | d) La compagnie acceptera et honorera les renseignements et les couvertures conformes aux pièces justificatives dans le dossier du courtier s’il y a des incohérences entre les renseignements contenus dans ce dossier, les renseignements enregistrés dans les systèmes de la compagnie et les renseignements transmis par voie électronique. Le courtier fournira une preuve raisonnable de la date de la création initiale d’un tel dossier et des mesures de sécurité appliquées, en conformité avec les pratiques d’affaires habituelles du courtier. |
| Conservation des dossiers par le courtier. | e) Le courtier doit conserver les propositions d’assurance signées, les consentements à la divulgation des renseignements personnels signés, les avenants signés, les formulaires d’autorisation de paiement comme des documents privés et confidentiels, et ces documents doivent être conservés conformément aux politiques et procédures de la compagnie qui ont été communiquées par écrit au courtier. Tous ces documents et données doivent être conservés par le courtier pendant une période de sept ans. |
| Droit d’audit de la compagnie | f) La compagnie se réserve le droit, moyennant un préavis de dix (10) jours ouvrables, d’effectuer un audit périodique des dossiers que le courtier a établis sous forme électronique. |
| CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : | |
| Accès autorisé aux systèmes de la compagnie | a) Lorsque l’autorisation aura été obtenue de la compagnie, le courtier obtiendra des droits d’accès aux systèmes de la compagnie. |
| Entente de confidentialité | b) La compagnie et le courtier conviennent de maintenir la confidentialité de tous les mots de passe, de tous les renseignements confidentiels ou de tous les secrets commerciaux de l’autre partie qui sont reçus par voie électronique, obligations qui demeurent en vigueur après la résiliation du présent contrat. |
| Le courtier doit respecter et suivre les procédures de sécurité créées par la compagnie. | c) La compagnie prendra toutes les mesures raisonnables pour établir des procédures de sécurité adéquates pour les codes utilisateurs et mots de passe attribués au courtier. Le courtier est responsable de l’obtention et de la mise à jour des codes utilisateurs et des mots de passe auprès de la compagnie pour les membres de son personnel. Le courtier prendra toutes les précautions raisonnables, y compris la mise à jour des codes utilisateurs et des mots de passe et les mesures de protection des dossiers, pour prévenir tout accès non autorisé. |
| Consentement à communiquer les renseignements personnels. | . d) Le courtier et la compagnie comprennent que les renseignements personnels liés à l’obtention d’une assurance par l’intermédiaire du courtier devront être transférés entre les deux parties, traités ou autrement utilisés par chacune des parties. Chacune des parties doit obtenir de la partie autorisée un consentement implicite ou explicite pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. |
| RÉSILIATION DE L’ENTENTE | |
| Annulation seulement du droit de transmettre les données par voie électronique | a) En cas de résiliation du contrat de courtage, ledit droit de transmettre les données par voie électronique sera annulé; cependant, tous les autres droits et dispositions énumérés ci-dessus demeurent en vigueur après la résiliation du présent contrat. |
| Le courtier peut demander un accès limité aux dossiers | b) Si le courtier en fait la demande, la compagnie pourra continuer à fournir, comme la loi l’exige, un accès limité aux renseignements dans ses systèmes qui sont liés à des parties spécifiques assurées par la compagnie et également clientes du courtier aux fins de consultation, de consignation ou d’opération et pour la production des copies sur support papier de ces renseignements, pendant une période de sept ans, après la résiliation du présent contrat. |
